Um sistema de gestão, ou ERP, é hoje a saída mais eficiente para a administração simples de um Shopping Center. Mas, com o avanço de tecnologias e de novas demandas de operação, sempre chega aquele momento em que é preciso pensar em uma atualização.

Você sabe como identificar essa necessidade e optar pela melhoria ou substituição do seu sistema de gestão? Neste post, vamos listar todos os sinais que você precisa ficar de olho para perceber a hora certa de investir mais em tecnologia. Confira:

O retrabalho aumentou

Outro sinal claro de que você precisa mudar o sistema de gestão é quando ele se torna mais dor de cabeça do que solução. Quando as ferramentas travam com frequência, arquivos são perdidos e alguns usuários precisam repetir a mesma ação várias vezes, é hora de fazer algo a respeito, como buscar um sistema que tem como recursos automatizações, fluxos inteligentes entre os setores e etapas, e que se preocupa com a otimização dos procedimentos, mantendo a informação integra.

Muitos relatórios e planilhas ainda são feitos manualmente

O objetivo da transformação digital é exatamente trazer automação e virtualização de processos que antes precisavam ser feitos manualmente. A busca atual das empresas líderes do mercado é tirar todas as rotinas mecânicas (coleta de dados e preenchimento de documentos, por exemplo) das mãos de seus funcionários — que podem usar o tempo para funções mais estratégicas.

Portanto, se alguma dessas tarefas ainda é feita à mão no seu shopping, é hora de encontrar uma solução tecnológica, que acabe com essa obrigação. Quanto mais funcionalidades tiver seu ERP, mais eficiente é o seu negócio. Neste caso, a grande dica é buscar um ERP voltado para o segmento do seu negócio, pois além de automatizar a coleta de dados, eles oferecem relatórios e dashboards específicos para a sua necessidade diária.

O sistema de gestão atual não dá conta do volume de dados

Se a quantidade de dados operacionais e administrativos estão aumentando sem controle, parabéns! Isso significa que seu negócio está crescendo. Mas esse não deixa de ser um desafio. Com o avanço do Business Intelligence no mercado (capacidade de tomar decisões complexas com base em grandes volumes de dados), as empresas que se consolidarão no futuro serão aquelas com mais capacidade e tecnologia para lidar com tantas informações.

Portanto, se seu sistema de gestão atual já não dá conta da coleta, armazenamento e interpretação de tantos dados, é hora de fazer algo a respeito: atualizar ou contratar um novo sistema de gestão, de preferência com recursos especializados para o seu segmento.

O atendimento ao cliente já não é tão eficiente

Da mesma forma que processos operacionais podem ser agilizados com sistemas de gestão, o atendimento ao cliente também está migrando para plataformas automatizadas com o uso de chatbots, gerenciadores de chamadas, centrais integradas etc.

Se o seu software atual não consegue suprir essa demanda, é bom que você se dedique a uma mudança o quanto antes. O relacionamento com o público em um mundo de redes sociais se tornou tão importante para um negócio como outros aspectos de venda, por isso esse é um investimento tão importante.

A comunicação entre os usuários do sistema não é ideal

Falando em se comunicar, uma empresa com vários departamentos hoje só consegue uma vantagem competitiva quando tem integração entre seus colaboradores.

Isso significa boas ferramentas de comunicação, colaboração em tempo real e estrutura de times para organizar a operação. Seu sistema atual consegue cumprir essas funções? Se a resposta é diferente de sim, então é hora de começar a buscar alternativas.

Os dados não estão mais tão seguros

A segurança da informação é um assunto prioritário quando falamos sobre dados de um negócio.

Essa proteção pode ser proporcionada por ERPs atualizados, eficientes e com ferramentas que contribuam com esse controle: credenciais de acesso, sistema de log, monitoramento automatizado, criptografia etc. Quanto mais funcionalidades nesse sentido o sistema de gestão for capaz de oferecer, mais fácil vai ser a sua administração daqui em frente.

O software de gestão não é flexível o suficiente

O importante de um bom ERP é te dar a flexibilidade de adicionar e reduzir funcionalidades de acordo com a sua demanda. E essas ferramentas podem ter outras funções: podem adicionar automação, incluir novos processos e ampliar o controle de uso dos dados.

Como a gestão de um negócio é um processo mutável e dinâmico, chega uma hora em que uma solução engessada de tecnologia não é o suficiente. Em vez de trocar de software toda vez que isso acontece, é melhor apostar em um sistema flexível e com atualizações constantes.

Nesse caso, por serem modulares, os ERPs que permitem facilmente a inclusão de novas ferramentas sem ter que reconfigurar todo o sistema. Assim, você atende a todos os setores do Shopping e tem a tranquilidade de poder se adaptar se a operação mudar no futuro.

Falta suporte

Uma outra questão em um sistema de gestão antigo é que muitas vezes o suporte se torna ineficiente ou simplesmente acaba. A grande sacada da mudança do modelo de aquisição de software para as assinaturas em SaaS (Software as a Service) é que, junto com a licença do ERP, você ganha um relacionamento próximo com a empresa desenvolvedora.

Ou seja, o suporte é constante, tanto para manter o programa eficiente e atualizado quanto para proteger seus dados. O que pode ser melhor que isso para facilitar a sua administração?

Se você se identificou em qualquer um desses itens, talvez seja hora de repensar o seu sistema de gestão. Se o seu software está dando vários desses sinais, você precisa fazer algo a respeito o quanto antes.

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