Para que um Shopping Center funcione adequadamente, a implementação de um ERP é fundamental. Isso porque, a partir desses sistemas, é possível ter um controle maior sobre tudo o que acontece em todos os setores do empreendimento. É por isso que, cada vez mais, os gestores desses negócios se preocupam em ter um software completo para auxiliar na execução de seus trabalhos.

No entanto, além de encontrar uma empresa especializada no desenvolvimento de sistemas para Shoppings Centers, é importante que seja seguido um cronograma de etapas para implementar um ERP. Afinal, somente assim será garantido que o software trará resultados positivos.

Pensando nisso, desenvolvemos este post, que trará as principais etapas da implementação de um ERP para Shopping, de modo que você possa desenvolver um cronograma e segui-lo à risca no empreendimento que você administra.

Ficou interessado nessas informações? Então siga a leitura e confira tudo isso agora mesmo. Porém, convém saber antes o que é um ERP. Veja nos tópicos a seguir!

O que é um ERP e por que ele é importante para um Shopping Center?

A sigla ERP é originária da língua inglesa e significa Enterprise Resource Planning. E é isso mesmo que esse tipo de software objetiva: planejar e otimizar os recursos das empresas por meio de uma ferramenta estratégica.

Sendo assim, o sistema ERP pode ser útil na gestão empresarial de um Shopping Center, organizando todas as operações necessárias, aperfeiçoando processos e diminuindo o tempo de execução de cada atividade. Com um sistema ERP é possível:

  • ter acesso a dados atualizados em tempo real com informações integradas em um único sistema;
  • melhorar a integração das equipes de modo fácil, o que diminui significativamente o retrabalho, riscos e inconsistência das informações;
  • tornar o fluxo de trabalho mais produtivo por meio de diversas funcionalidades automáticas;
  • contar com diversos indicadores e relatórios para tomar melhores decisões;
  • ter o controle de toda a documentação fiscal de modo integrado com o financeiro e a contabilidade automaticamente;
  • fazer a integração com Sistemas da Receita (Dimob, ECF, EFD e Sped Contábil).

Tudo isso faz com que um ERP para Shopping seja muito útil para a boa gestão do empreendimento, não é mesmo? Então veja, a seguir, como implementar esse sistema no seu estabelecimento.

Como o Grupo Ease pode ajudar na implementação de um ERP?

Para implementar um ERP no seu Shopping é preciso que sejam seguidas algumas etapas. Confira!

Planejamento de instalação

Antes de iniciar a instalação de um sistema ERP em um Shopping Center é necessário fazer um planejamento, de modo que devem ser colhidas informações sobre os procedimentos realizados por todos os setores da empresa.

Para isso, é preciso que seja definido um time para fazer parte do planejamento estratégico do ERP. Podem fazer parte dessa equipe todos os supervisores ou líderes do Shopping.

O Grupo Ease trabalha em um modelo de negócio em que a implantação e instalação do sistema é muito ágil, pois mais de 90% dos processos são automatizados e realizados após uma coleta minuciosa das informações. Isso possibilita uma gestão empresarial estratégica nas áreas financeira, contábil, gerencial, operacional, entre outras.

Mapeamento de processos atuais

A segunda etapa para a implementação de um ERP é o desenvolvimento de um mapeamento de todos os processos atuais que são realizados no Shopping Center. Devem ser incluídos os processos dos setores de contabilidade, marketing, recursos humanos, comunicação, administrativo, entre outros que façam parte do seu Shopping.

É importante que todos os colaboradores do estabelecimento façam parte dessa etapa. Isso porque existem demandas que apenas quem as executa conhece em detalhes, sendo que cada funcionário pode trazer informações bastante ricas para o sistema que será implementado.

A ideia é que sejam feitas reuniões com os gestores de cada setor, que devem coletar informações entre o seu time de liderados e levar para a cúpula administrativa, que filtrará tudo o que for apresentado, levando as necessidades para a empresa desenvolvedora do ERP.

Por ter muita experiência e conhecimento no ramo de Shopping Centers, o Grupo Ease realiza a parametrização do sistema e aplica o treinamento com dados reais do cliente. Assim, agiliza todo o processo de implantação, proporcionando a utilização do ERP Ease Controller.net no máximo em 90 dias.

Customização do sistema

Deve-se realizar reuniões com a equipe de profissionais de TI da empresa desenvolvedora do ERP para shopping,  cujo objetivo é customizar o sistema que será utilizado no processo de gestão.

Um erro muito comum e cometido por muitas empresas na implementação de um ERP é a aquisição de um software sem a possibilidade de adaptá-lo. Isso pode causar prejuízos, pois cada organização tem necessidades específicas, que não podem ser atendidas por um programa fechado.

Pensando nisso, após ter feito o mapeamento dos processos atuais do seu Shopping, essas informações devem ser compartilhadas com a empresa de tecnologia contratada, para que todas as operações sejam incluídas no sistema que será desenvolvido — assim como é feito no sistema para Shoppings do Grupo Ease.

Treinamento de equipe

Após o sistema ter sido desenvolvido de forma customizada, abrangendo todas as áreas e necessidades do Shopping Center, é extremamente relevante fazer um treinamento com a equipe.

O ideal é que sejam reunidos todos os colaboradores e realizada uma espécie de workshop, apresentando todos as funções do ERP para shopping e o passo a passo para executar cada atividade. Nesse espaço, também deve haver um momento para o esclarecimento de dúvidas, para que ninguém saia inseguro do treinamento.

Além do treinamento inicial, convém que o Shopping mantenha contato com o suporte técnico da empresa desenvolvedora do sistema, para que dúvidas eventuais sejam esclarecidas. Outro ponto importante é também disponibilizar treinamentos individuais para novos colaboradores que forem admitidos pelo Shopping Center com o passar do tempo.

Acompanhamento de resultados e adaptações

Depois de ser implementado o sistema ERP para Shopping e os funcionários terem sido treinados, não quer dizer que o processo foi finalizado. Afinal, é bem possível que, ao utilizar o software, os colaboradores encontrem aspectos que podem ser melhorados ou ações que poderiam ser incluídas e que não foram pensadas no momento da implantação.

Por esse motivo, é fundamental fazer o acompanhamento do uso do ERP, principalmente nos primeiros meses após a implementação. Desse modo, tudo o que for levantado deve ser anotado e enviado para a empresa desenvolvedora do sistema.

Assim, com base no acompanhamento de resultados, é possível fazer adaptações no software, deixando-o cada vez mais customizado e condizente com a realidade e suprindo as necessidades do seu Shopping Center.

E então, conseguiu entender quais são as principais etapas da implementação de um ERP em um Shopping Center? Então, basta seguir essas instruções e começar o procedimento o quanto antes.

E se você ainda não tem uma empresa de confiança para desenvolver esse sistema, não se preocupe. Entre em contato e conheça os serviços do Grupo Ease! Para nós, será uma satisfação possibilitar que o seu Shopping Center tenha um bom processo produtivo e se destaque cada vez mais!

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