Para que seu Shopping possa atingir o sucesso, não basta que sua equipe foque apenas no setor comercial, é preciso também manter a gestão de contratos e contas de forma organizada.

Isso porque gerir de forma correta todos esses documentos pode revelar algumas oportunidades para que o seu empreendimento economize um bom dinheiro e ainda se torne mais rentável.

Para ajudá-lo a entender como funciona a gestão de contratos, criamos este post completo com várias informações relevantes. Continue conosco e boa leitura!

O que é gestão de contratos e como funciona?

Realizar a gestão de contratos é garantir que todas as normas e cláusulas elaboradas por cada uma das partes do negócio — e aceitas por ambas — sejam implementadas e respeitadas.

Ou seja, é pôr o contrato em real funcionamento. A atividade se inicia desde a criação do documento, e espera-se, então, que sejam tomadas todas as providências para que ambas as partes envolvidas tenham a garantia de que as normas elaboradas funcionarão como previsto.

Um dos primeiros pontos que devem ser observados quando falamos de gestão de qualquer instrumento jurídico está relacionado à forma de administração do documento, que não pode se dar de qualquer modo. Antes mesmo de realizar a sua assinatura, é preciso verificar se nenhuma norma condominial já imposta no empreendimento — ou qualquer outro instrumento jurídico — foi contrariada.

A partir de sua assinatura, deve ser realizada a gestão da relação entre o Shopping e o lojista, garantindo que sejam cumpridas todas as normas e cláusulas descritas no contrato. Alterações, eventualmente, podem surgir, porém, antes de serem incluídas no documento, é preciso seguir um rito específico.

As mudanças são apresentadas em ata e, se aprovadas, entregues ao departamento jurídico para análise. Em caso de concordância, existem duas maneiras de inseri-las: por meio de um aditivo contratual ou com a criação de um novo documento adicional.

Como melhorar a gestão de contratos de lojistas?

Agora que você já conhece os benefícios de uma gestão de contratos bem-feita e qual a sua importância, vamos listar algumas dicas para que seja possível garantir a eficiência desse processo.

Esteja atento à redação do contrato

O contrato é a última etapa do fechamento de um negócio e, muitas vezes, pode ser negligenciado, com a utilização de modelos prontos encontrados na Internet. Contudo, esses templates podem não suprir sua necessidade e acabar por criar brechas e problemas no futuro.

O ideal é que sua equipe redija todos os contratos, não apenas utilizando um mesmo padrão, mas também tratando individualmente cada um dos lojistas, evitando, assim, que você e seu empreendimento acabem descobertos em alguma situação.

Organize seus contratos

Outro ponto fundamental para garantir o sucesso de sua administração de contratos é a organização. Isso permite acessar rapidamente qualquer documento e checar qualquer situação de forma simples.

Para isso, pode-se utilizar um sistema de gestão, que garante a organização e identificação de contratos por meio de armazenagem digital. Dessa forma, você evita o acumulo de papéis e mantém a segurança de todos os seus contratos. Sempre que for necessário verificar uma cláusula, basta acessá-la no software.

Antecipe as renovações

O processo de renovação de um contrato pode demorar um pouco, não apenas pelas rotinas administrativas para a assinatura do novo documento, mas também pela questão da negociação.

Por conta disso, o ideal é que você busque antecipar as renovações de contratos com os clientes do Shopping em algumas semanas para evitar qualquer problema. Ao dar o primeiro passo em direção à renovação, você também pode aumentar as chances de fidelização de seus clientes.

Crie relatórios de controle

Uma boa administração de contratos deve gerar informações relevantes para as tomadas de decisão, possibilitando que você entenda o impacto de cada negócio fechado para a saúde financeira do Shopping.

A funcionalidade de elaboração de relatórios pode ser encontrada em sistemas de gestão, que armazenem, em sua base de dados, diversas informações acerca de cada um dos documentos e permitam uma visão geral sobre tudo. Com suas decisões baseadas em dados reais, você terá mais chances de acerto.

Defina contratos prioritários

Outro ponto para melhorar a sua gestão de contratos é a definição de prioridades. Contudo, você não pode confundir contratos prioritários com os que envolvem o maior valor monetário.

É claro que essa métrica está envolvida, porém, para melhor organizar seus contratos, é preciso considerar também o impacto para o empreendimento, a data de término, as urgências, entre outros fatores. Com esse controle, você consegue definir quais são os documentos que mais carecem de atenção em determinados períodos.

Antecipe receitas

A gestão de contratos também pode ser uma ótima maneira de gerenciar oportunidades de aumentar a rentabilidade do Shopping Center, por meio da economia de recursos ou investindo com a antecipação de receitas.

Algumas organizações financeiras realizam empréstimos a juros baixos com base em contratos, permitindo, assim, que você tenha acesso ao dinheiro antes que seus clientes façam o pagamento, oportunizando o investimento no empreendimento ou, até mesmo, o adiantamento do pagamento de dívidas, obtendo descontos.

Contar com um sistema que permita visualizar o impacto de movimentações financeiras como essa é essencial para garantir que você consiga obter informações sobre a possibilidade de realizar essas antecipações ou não.

Atualize valores

Quando falamos em um Shopping Center, existem diversos tipos de lojas e tamanhos de espaços que acabam por gerar diversos contratos diferentes entre si. Cada um deles pode contar com valores diferenciados, taxas específicas e, até mesmo, apoiar-se em índices cambiais.

Com as mudanças contínuas que vivemos em nossa economia, é comum que a renovação de um contrato acabe tendo um valor diverso do celebrado anteriormente entre as partes. É preciso buscar atualizações monetárias de acordo com a situação atual e evitar perder o cliente, gerando prejuízo.

Como o uso de um software pode ajudar na administração de contratos?

A tecnologia é mais que uma simples ferramenta de apoio. Hoje, representa um dos pilares estratégicos para muitas empresas. Na gestão de contratos, é fundamental contar com um software que auxilie e automatize parte das rotinas, garantindo, assim, melhores resultados.

O Módulo AC — Administração de Contratos, do Ease Controller.net, é um exemplo de sistema robusto, capaz de realizar a gestão de todos os instrumentos jurídicos de seu empreendimento. Entre algumas de suas funções, estão:

  • Permitir anexar o arquivo digital do contrato no sistema;
  • Emitir alertas de prazos quanto ao vencimento e à renovação dos contratos;
  • Dispor de um recurso de fórmulas que geram os valores automaticamente, conforme as regras de negócio de cada contrato.

Além disso, todas as regras referentes ao contrato podem ser cadastradas no sistema, como:

  • Carência;
  • Descontos;
  • Percentuais de vendas;
  • Limitadores;
  • Impostos;
  • Taxas;
  • Juros;
  • Multas;
  • Correções monetárias ou por atrasos.
  • Custo de ocupação (CTO)

Outros dados importantes fornecidos pelo software do Grupo Ease são o mapeamento total do empreendimento, os indicadores qualitativos para análise, o acompanhamento de LUCs (espaços) vagos e locados e outros pontos. Além, é claro, de contar com todas as outras funcionalidades do sistema e que são cruciais para a manutenção de um Shopping, como as participações societárias, a prestação de contas, diversos relatórios de acompanhamento dos contratos, desempenho do lojista, posição financeira, inadimplência e as demais informações de gestão.

Tudo isso apoiado por uma série de relatórios completos e de fácil compreensão.

A administração de contratos é de suma importância para garantir que o objeto de negócio do Shopping Center — a locação de espaços para empreendimentos comerciais — seja controlado da melhor forma possível, gerando lucro e minimizando riscos.

Quer melhorar a sua gestão de contratos? Entre em contato conosco agora mesmo e deixe que nossos consultores mostrem como o Ease Controller.net pode ajudar o seu empreendimento a crescer!

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