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O departamento de compras é um dos setores mais estratégicos dentro de uma organização. Tal área tem por objetivo obter e coordenar o fluxo de suprimentos, estabelecendo não só o que será comprado, mas também o pagamento. Nesse entremeio, outras questões serão trabalhadas, tais como a comparação de fornecedores, elaboração de ordens de compra, firmamento de contratos, dentre outros.

Quando se trata de um grande centro de compras, a realidade muda e outras tarefas são acrescentadas, fazendo necessário um gerenciamento ainda mais específico. Para que a gestão de compras em Shopping flua da maneira correta é preciso seguir alguns passos.

A ideia deste artigo é justamente mostrar como fazer isso por meio de algumas dicas eficazes. Continue a leitura para saber mais!

Qual importância e influência da gestão de compras para um negócio?

Como mencionamos, a gestão de compras é um processo administrativo responsável pela aquisição de suprimentos para serem usados internamente pela organização. Para isso, são consideradas políticas específicas de cada negócio.

Dentro desse processo são feitos cálculos ligados às despesas, como aqueles que analisam os gastos com depreciação e estocagem. É esse documento também que dará base ao gestor para que ele realize as compras no período e quantidade certa, provendo ainda informações para a pesquisa sobre fornecedores.

Sobre a influência é interessante destacar que o departamento precisa ser eficiente, estando alinhado aos objetivos da organização, contribuindo assim para a tomada de decisões estratégicas.

Isso refletirá em melhor atendimento das necessidades dos clientes, obtenção de maior competitividade e aumento da lucratividade, tendo para isso a redução de custos como objetivo. Vale ainda destacar que o setor deve se preocupar para que não falte os produtos necessários, mas também para que eles não sobrem, otimizando as aquisições.

Como ser mais eficiente na gestão de compras em Shopping?

A gestão de compras é diferente da gestão de estoque e é importante destacar a questão. No entanto, é também imprescindível dizer que elas são interdependentes, ou seja, é preciso saber o que se tem guardado para poder comprar com qualidade e sem desperdícios.

Um Shopping tem muitas especificidades e demandas, por isso as dicas apresentadas a seguir serão de suma importância para trazer mais escalabilidade e integração  entre os setores, o que refletirá em ganhos para o negócio. Confira!

1. Desenvolva uma política de compras

O Shopping tem diferentes necessidades de compras, portanto, ele não deve ser tratado como os outros negócios — afinal, cada empresa tem um tipo de função e modelo de negociação. É preciso elaborar um processo detalhado, tendo para isso um funcionamento para cada situação.

O primeiro passo é ter uma política abrangente que defina a estrutura de compras de maneira geral. O Shopping precisa estabelecer quais os princípios regerão a estrutura de compras, a fim de que a aquisição de materiais para determinado projeto seja feita de maneira eficaz e qualificada.

Ao estabelecer princípios, é fato que algumas variáveis poderão aparecer e isso deve ser considerado, tornando o processo de controle mais qualificado.

2. Faça o monitoramento dos produtos

Outro processo importante da gestão de compras é o monitoramento de produtos. Isso significa que os responsáveis devem estar atentos aos itens necessários para a manutenção de suas atividades, fazendo com que haja um fluxo. Assim, não haverá pausa de nenhum tipo de serviço.

O controle pode ser feito por meio de uma planilha, mas o ideal é contar com um software, pois ele permitirá uma visão mais detalhada com dados sobre quantidade em estoque, preço de fornecedores, momento ideal de compra, dentre outros dados.

3. Realize a gestão do estoque

Apesar da gestão de estoque se diferenciar da gestão de compras, essa segunda engloba a primeira, fazendo com que os processos se completem. Portanto, é importante atentar à circulação dos produtos — o que tem maior demanda, o que costuma permanecer por mais tempo guardado, o que sai apenas em determinadas estações etc.

O fato é que ao ter esse controle próximo fica mais fácil determinar o que precisa ser comprado, com qual frequência e, até mesmo, planejar quais itens que podem permanecer no estoque, mas que se comprados com certo prazo apresentam preços mais favoráveis, facilitando a redução de custos.

4. Negocie valores

Falando em reduzir custos, uma das principais tarefas a ser executada na gestão de compras é a negociação de valores. Portanto, antes de fazer as compras, analise o mercado e verifique se os preços praticados são compatíveis com a realidade. Diante de uma resposta positiva comece a negociação com os fornecedores.

É interessante manter mais de um contato para o fornecimento de insumos para o Shopping Center, até mesmo porque, devido às diferentes necessidades desse tipo de negócio, nem sempre um único fornecedor será capaz de atendê-lo. Com a lista em mãos cote orçamentos, faça comparativos de qualidade, tempo de entrega e outras questões que tornarão a negociação mais positiva para o negócio.

5. Tenha a tecnologia como aliada

O Grupo Ease conta com uma solução ideal para a gestão de compras do seu Shopping Center. O módulo SM suprimentos do Ease Controller.net facilita as transações do controle de compras. Por meio dele é possível fazer o acompanhamento das solicitações de compra, bem como orçamentos e até a emissão de pedidos.

Com a sua integração aos módulos PO e CP, o trabalho é eliminado, pois permite a integração com o Real X Orçado e a geração do Contas a Pagar.

Com esse módulo também é possível acompanhar requisições em cada fase, acessar os históricos, realizar o cadastro tanto de produtos quanto de fornecedores, gerir o recebimento de pedidos, obter relatórios que permitem a análise de produtos e  serviços. Enfim, ele permite a organização e controle, desde o processo de requisição do produto até a sua entrega.

A gestão de compras de um Shopping Center é um processo estratégico que exige atenção por parte da administração. Ter uma política de compras, negociar e usar a tecnologia como aliada são apenas alguns dos passos que tornam o procedimento mais eficaz e escalável.

Se você é responsável pela administração de um Shopping e identificou a necessidade de contar com uma ferramenta de qualidade, entre em contato conosco e conheça melhor a nossa solução!

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