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Gestores, diretores e superintendentes geralmente têm uma rotina repleta de processos e etapas: gestão estratégica financeira, operacional etc. É por isso que muitos acabam deixando de lado uma questão importante de seu trabalho, o controle patrimonial.

Você sabe o que é e como funciona o controle patrimonial? Vamos responder às perguntas principais sobre o assunto e ajudar a implementar um bom gerenciamento do patrimônio do seu Shopping Center. Confira!

O que é controle patrimonial?

Toda empresa, independentemente de como ela funciona, é feita de capital, recursos humanos e patrimônio. Ou seja, o dinheiro que entra e sai, as pessoas que transformarão esse dinheiro em ações de negócio e os bens adquiridos para o funcionamento rotineiro ou utilização por profissionais e clientes.

Um desequilíbrio comum no mundo dos negócios é investir muito no gerenciamento de capital e pessoas e deixar de lado o acompanhamento de seus bens adquiridos. Para que você entenda melhor, os patrimônios de um negócio podem ser divididos em:

  • bens e ativos tangíveis, como posses imobiliárias, veículos, máquinas, equipamentos, móveis etc;
  • bens e ativos intangíveis, como a sua marca, patentes, identidades visuais ou qualquer outra posse que não seja física.

A gestão patrimonial consiste em ter um cadastro integrado para acompanhar, analisar e identificar cada um desses bens no dia a dia da empresa. É uma forma de saber sempre onde e como estão sendo utilizados, implantar ações para aumentar sua vida útil, fazer manutenção e evitar desvalorização ou roubo desses bens.

Por que ele é importante em Shoppings Centers?

Poucos negócios têm tanta variedade de patrimônio como um Shopping Center. Podemos começar pelo próprio terreno e tudo o que está construído nele. Mas mesmo que a administradora não tenha a posse do estabelecimento, tudo o que está nele é gerenciado por ela e precisa de um controle centralizado.

Pense na rotina do seu Shopping. Seu patrimônio está sendo utilizado desde pessoas sentadas em bancos nos corredores até a utilização dos computadores para a produtividade dos colaboradores — do vaso de planta decorativo aos pallets utilizados no estoque.

Por ter uma abrangência tão grande de características e finalidades, o controle patrimonial em Shopping Center é fundamental para uma gestão eficiente, para economizar recursos e para estender o retorno sobre o que você gastou com cada item.

Quais são as melhores práticas para um bom controle patrimonial?

Colocando todos esses pontos na mesa, fica difícil negar que esse processo deve fazer parte integral do seu trabalho, mas ele não pode tomar tanto tempo do seu dia — com tantas outras atribuições de responsabilidade de quem administra um Shopping.

Portanto, vamos listar algumas práticas que vão melhorar o seu controle patrimonial de forma inteligente, eficiente e sem atrapalhar a sua rotina. Confira!

Crie um cadastro geral de patrimônio

O passo principal dessa estratégia é fazer um levantamento e registrar tudo o que faz parte do seu patrimônio. Cadastre cada bem, categorize naturezas e finalidades similares e estruture esses dados dentro do seu sistema.

Assim, você sabe exatamente quantos itens tem em cada categoria, como estão sendo utilizados e pode identificar facilmente se um deles está faltando. Essa é a base para todas as práticas a seguir.

Identifique necessidades e adeque o patrimônio

O primeiro benefício desse controle por um cadastro centralizado é entender como bens estão sendo utilizados e se eles estão realmente sendo úteis para o empreendimento.

Voltando ao mesmo exemplo dos bancos nos corredores: você tem suficiente para seu fluxo de frequentadores ou será que tem demais e alguns deles estão sendo subutilizados?

Esse tipo de visão guia com mais precisão os investimentos futuros. Você pode economizar de um lado para reforçar o investimento em outro e, assim, melhorar o ROI na aquisição de bens.

Elabore uma metodologia de controle de vida útil

Uma ideia interessante é criar uma identificação única para cada item, como um número serial, que esteja identificado em uma placa no próprio bem e também dentro do sistema.

Assim, você pode implementar um acompanhamento metódico de depreciação: quantas manutenções foram feitas, movimentação interna no Shopping, utilização, desvalorização etc.

Isso não só facilita a gestão como gera dados importantes que podem levar a estratégias para aumentar a vida útil de cada um desses bens.

Faça atualizações periódicas

Com mais controle sobre seu patrimônio, é mais fácil levantar e atualizar o status dos seus bens, sejam eles utilizados pelos frequentadores, pelos lojistas ou pela operação interna.

Essa atualização deve ser feita idealmente uma vez por ano. Mas você não precisa fazer tudo de uma vez. Essa categorização do patrimônio ajuda a criar escalas e dividir o esforço entre meses alinhando a verificação a ciclos de investimento do negócio.

Crie um manual de uso

A forma como o patrimônio é utilizado influencia demais na sua vida útil. Para equipamentos e estrutura interna, é importante que os colaboradores saibam as melhores ações e coloquem-nas em prática para preservar o patrimônio.

Já no caso dos frequentadores do Shopping, bem, não dá para exigir que eles utilizem equipamentos e outros bens de uma forma específica.

Nesse caso, o manual do empreendimento deve preparar funcionários e parceiros sobre como proceder para orientar consumidores em casos de mau uso durante a manutenção e para aquisição de novos itens.

Por que investir em tecnologia é um passo importante?

Como praticamente todos os aspectos de uma gestão moderna de Shopping Center, esse trabalho de levantar e monitorar os bens da empresa se beneficia muito de tecnologia — mais precisamente de ferramentas e funcionalidades capazes de centralizar esse cadastro e automatizar seu funcionamento.

Por isso, investir nesse sentido é uma forma de trazer mais eficiência sem aumentar a carga de esforço sobre você e os outros colaboradores.

É por essa importância que as soluções do Grupo Ease têm um módulo PA nativo dentro de seu sistema. Ele oferece cadastro, classificação e mapeamento de bens, gestão de aquisições e mais funcionalidades para facilitar o seu trabalho.

A exemplo de várias outras características da gestão de um Shopping Center, o controle patrimonial lida com aspectos de várias naturezas, mas isso não significa que ele deve ser complicado. Com tecnologia e inteligência, você se prepara de vez para o futuro.

Gostou da ideia de um módulo de controle patrimonial? Então entre no site e conheça o Ease Controller.net!

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